五日前與大樓管理單位作溝通,確定可使用之電梯數量及備用電梯使用之申請,以防電梯故障時造成作業延誤。

一般辦公室的文件是非常多的,所以務必於搬遷前二至五日做減量之工作。超過保存期限或是不具保存價值的資料,可趁搬遷時儘可能處理掉。如此不僅可減少紙箱用量,亦可做好文件之管理工作。(可強制規定物品裝箱數量,減低紙箱用量,提高效率化。)辦公室的東西比家中物品多很多,尤其是報表、文件等資料,為避免搬遷時有所遺漏,應於事前作好完整規劃。

公司與住家遷移是不同的,不論在規劃作業、整理裝箱、定位或是搬遷動線,都是有相當大差異性。如果公司規模較大,整個搬運過程可能需數百車,而規模較小者則也要幾十車,所以事前規劃的完整性,實在是不容忽視。
  
許多大型辦公室大多著重裝潢,故裝潢進度能否適時完成,對搬遷有重大的影響,過去常有碰到裝潢作業無法按進度完成,以致延誤搬遷日期,甚至在搬遷當日還在趕工裝潢的情況,也時有所聞;如此不僅造成搬遷作業效率差,進而增加搬遷費用或引起雙方不悅,所以監督裝潢工程能在搬遷前完成,乃辦公室搬遷之第一要務!至於其他應注意事項,以下為您做了小小的整理,供您參考:

‧ 企業應於搬遷二星期前,及早擬定搬遷作業之任務編組,並作事前的討論。 
‧ 負責搬遷的規劃人員應於十日前,將辦公室配置圖預先做好定位區的規劃,每個單位之資料櫃、辦公桌椅、紙箱…等物品,必須貼上色卡,並於色卡上註明定位區域、姓名及編號,以便能適時、完整無誤地做好定位作業及清點工作。
‧ 包裝材料應及早詢價、採購,以備不足時能有所因應。
‧ 最好於前十日主動聯絡電信單位,確定話機通話日期,以免遷入後發生無法使用之情形,而影響公司正常運作。
‧ 確定水電是否均已通水、通電。
‧ 於一星期前,安排好搬遷單位物品之搬遷次序及搬運線。
‧ 餐飲採購點應於事先蒐集,以免遷入新大樓後,因為環境不熟悉而耽誤用餐。
‧ 於前一日,務必將辦公桌、資料櫃之抽屜上鎖。若無法上鎖則必須用膠帶固定,使之不會滑動,以保運送途中之安全。

另外,辦公桌玻璃下的私人相片及資 料應事前取出裝箱,以免遺失。
‧ 個人電腦於搬遷前一日,需將線路先行拆除且捆綁,然後用搬家公司提供的大氣泡布將主機及螢幕包裝。之後再與事前捆綁好的線路及鍵盤,按紙箱之類別裝箱,可保運送之安全。
‧ OA隔板需於搬遷作業前一日拆裝完成,以免影響作業當天物品定位之作業。
‧ 最後再就所有搬遷作業之相關細節,重新再檢視一遍,以免有所疏漏。大型辦公室搬遷,所牽涉到的人、事、物相當廣泛,絕非一人所能完成,故必須及早做詳盡的規劃,否則往往會因為了一件芝麻小事而延誤了整個工事的進行,且從這整個搬運過程中,亦可觀察整個公司之團隊運作是否能融入一體,如此就能看出該公司之文化,這將不失為檢討該公司的一個好時機。
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